كيف تحافظ على إنتاجيتك أثناء العمل عن بُعد

قالت (سوزان هايتر)؛ كبيرة المستشارين التّقنيّين حول مستقبل العمل في منظّمة العمل الدّوليّة، خلال مقابلة حديثة مع أخبار الأمم المتّحدة: "قد لا يضطر الموظّفون إلى العمل في المكتب بعد الآن".

أثبت العمل عن بعد، خلال الأشهر الماضية، أهمّيّته كأداة لإنقاذ العديد من الشّركات والعائلات الّتي تكافح لاحتواء جائحة كورونا، وبدأت بعض الشّركات بالتّفكير بمتابعة ظروف العمل ذاتها في فترة ما بعد الوباء.

لذا، وبينما نستكشف تدريجيّاً احتمال استمرار العمل عن بُعد في حياتنا، من المهمّ مناقشة أفضل الإستراتيجيّات للتّأقلم مع هذه التّغييرات، والحديث عن الأدوات المتاحة لتعزيز إنتاجيّتنا ونصائح أخرى لخلق توازن بين العمل والحياة.

لماذا قد يؤثّر العمل من المنزل على إنتاجيّتنا؟

• غياب جوّ العمل: قد لا تمتلك المحيط المناسب ليوم عمل عالي الإنتاجيّة؛ حيث يمكن لبيئة العمل والمساحة غير الملائمة إعاقة التّركيز لفترة طويلة، وإذا أردت أخذ قسط من الرّاحة، قد لا يوفّر الانتقال من غرفة إلى أخرى في نفس المساحة في منزلك نقلة مثاليّة لتحفيز إنتاجيّتك.
• مقاطعات عديدة: جرس الباب يُسمع صوته، والآن الهاتف الأرضي، ثم يريد شخص ما أخذ شيء من الغرفة الّتي تجلس فيها، أو ربما يأتي لطرح بعض الأسئلة عليك، وإذا كنت والداً لأطفال صغار من الصّعب أن توضّح لهم أنّك مشغول بينما أنت في المنزل.
• التّواصل في العمل الجماعيّ والتّفاعل الاجتماعيّ أقلّ: من المحتمل أن تكون لحظات الاستراحة قرب براد الماء هي ما يفتقده المرء عند العمل من المنزل؛ حيث أُثبت أنّ التّفاعل البشريّ الإيجابيّ يعدّ جانباً مهماً للتّعاون والعمل الجماعيّ، والأداء الأفضل، حيث يجعل العمل من المنزل هذا التّواصل افتراضيّاً تماماً، وأحياناً أقلّ فاعليّة عبر المكالمات الهاتفيّة ورسائل البريد الإلكترونيّ.

ما هي بعض الأدوات الافتراضية التي تسهم في الحفاظ على الإنتاجية؟

لحسن الحظّ، تقدّم التكنولوجيا التقنيات مساهمات كبيرة لنظام العمل عن بعد، حيث أصبحت العديد من الأدوات متاحة لتسهيل وأتمتة جوانب مختلفة من مهامّنا الوظيفيّة.

• أدوات إدارة الوقت:
• لا يمكن الحفاظ على الإنتاجيّة دون إدارة الوقت؛. يمكنك الآن، باستخدام أدوات مثل: (Harvest) و (RescueTime) و (Clockify)، تتبّع الوقت اللّازم لكلّ مهمّة لتزوّد مديرك بتقديرات زمنيّة أكثر دقّة، ما يجعلك تعمل بسهولة وتوضيح جميع التّوقّعات. كما تتيح لك هذه الأدوات دراسة كيفيّة قضاء وقتك لتساعدك على الحدّ من عوامل التّشتيت ومتابعة التّركيز.
• أدوات إدارة علاقات العملاء: توفر أدوات مثل: (Salesforce) و (Hubspot) و (Zoho) منصّة مثاليّة للشّركات الّتي تعتمد بشكل كبير على العلاقات مع العملاء لزيادة المبيعات، ؛ إذ تسمح بإدارة الأداء الفرديّ لأعضاء الفريق، وزيادة الإيرادات الإجماليّة للشّركة. كما تمكّن أعضاء الفريق من تتبّع أدائهم عبر لوحة تحكّم واضحة؛ تعرض جميع المعلومات المطلوبة في السّياق إلى جانب الوظائف العمليّة الأخرى مثل: الإشعارات الحديثة، والدّردشة المباشرة، ومواعيد الاجتماعات وغير ذلك.
• أدوات إدارة المشاريع: تكمن قوّة الأدوات مثل: (Trello) و (Asana) و (Bitrix24) في مرونتها في تنظيم المشاريع، وتحديد أولويّاتها في منصّة واحدة؛ ليراها الجميع؛. بفضل مجموعة متنوّعة من الميزات،؛ حيث يمكن لأعضاء الفريق تفويض المهامّ، وتحميل قائمة المهامّ الخاصّة بهم، وتحديث حالة مشاريعهم، وتشغيل مناقشات الفريق للتّعاون والإنتاجيّة الأمثل المثلى. ويتوفّر إصدار محمول من هذه التّطبيقات؛ والّذي يوفّر التّحديثات المنتظمة لحظة بلحظة.
• أدوات أخرى: يمكنك طلب الدّعم في المجال الّذي يستهلك معظم وقتك وطاقتك عبر مجموعة ضخمة من الأدوات المتاحة عبر الإنترنت. على سبيل المثال، يمكنك استخدام تقويم (غوغل) لإدارة اجتماعاتك، أو يمكنك اختيار برنامج الإملاء لكتابة رسائل البريد الإلكترونيّ عبر التّحدث. كما تتوفّر تطبيقات تدير ملاحظاتك النّصّيّة أو الصّوتيّة لتساعدك على تنظيم أفكارك دائماً.

كيف تحافظ على الإنتاجية أثناء العمل من المنزل؟

تنطوي الإنتاجيّة على نهجين: أوّلهما؛ الجانب المهنيّ التّقنيّ المناسب لجميع أعضاء الفريق، كما نوقش أعلاه. والثّاني؛ الجانب النّفسيّ، وهو جانب شخصيّ بدرجة أكبر وقابل للتّخصيص، كما سنبيّن في النّصائح التّالية:

• امشِ قليلاً: كما لو كنت تمشي من موقف السّيارات أو محطّة الحافلات إلى مكتبك؛ حيث يمكن للحركة في أرجاء المنزل لمدة 10 دقائق توفير دفعة لطاقتك في بداية اليوم، ما يضعك في مزاج إيجابيّ لبدء العمل.
• ابدأ وانته في الوقت المحدّد: قد يميل النّاس عند العمل من المنزل إلى بدء العمل بتأخير 30 دقيقة أو ساعة، معتقدين أنّهم سيعوّضون ذلك بقضاء نفس الفترة الزمنيّة بعد العمل؛ ولكن قد يؤدّي ذلك إلى جعل يوم العمل أطول، ما يدفعك إلى الشّعور بأنّك أقلّ إنتاجيّة خلال النّهار، وتحتاج إلى مزيد من الرّاحة والوقت الشّخصيّ.
• اجعله عملاً جماعيّاً: أجر مكالمة مرئيّة مع زملائك في المكتب أثناء عملك؛ حيث سيسمح لك ذلك بالتّواصل الّذي تحتاجه لطرح الأسئلة، أو تمرير بعض الملاحظات المهمّة. كما أنّه سيخلق ضغطاً مفيداً "النّاس يراقبونني. لا يمكنني مغادرة الكرسيّ حين أشاء".
• حارب إغراءات وسائل التّواصل الاجتماعيّ: إذا كانت وسائل التّواصل الاجتماعيّ مصدر إلهاء كبير لك، جرّب استخدام (Focus 45)، وهو إضافة من كروم تحظر التّصفّح لمدة 45 دقيقة لإغلاق كل مصادر التّشتيت، ولكن إذا كان عملك يتضمّن استخدام وسائل التّواصل الاجتماعيّ يمكنك استخدام إضافات أخرى مثل: (News Feed Eradicator) لاستبدال قصص (فيس بوك مثلًا) باقتباسات ملهِمة.
• أضف طابعاً شخصيّاً على مساحة عملك: تأكّد من إعداد مساحة عمل ملائمة، مع توصيل الحاسوب المحمول أو المكتبي بشكل صحيح بمصدر كهربائي وإشارة اتّصال قويّة، ويمكنك إضافة الإضاءة والمقاعد المريحة أيضاً. كما يمكنك تجميل مكتبك بنباتات، أو وضع جهاز ترطيب الهواء، أو أيّ شيء تعتقد أنّه قد يوفّر مزاجاً إيجابيّاً. وأخيراً، تأكّد من وجود جميع الأدوات والقرطاسيّة اللّازمة في متناول يدك؛ لتجنّب مغادرة كرسيّك قدر الإمكان.
• نظّم فترات الرّاحة والمكافآت: اجعل يوم عملك يوماً ممتعاً. حدّد بعض فترات الرّاحة المنتظمة بين ساعات عملك؛ للقيام بأمر تستمتع به حقّاً مثل: قضاء بعض الوقت مع أسرتك أو تناول وجبة خفيفة صحّيّة لذيذة؛ حيث سيبقيك ذلك متحمساً للعمل ولإنهاء مهامّك دون معاناة.

سواء كنت تعمل من المنزل بسبب جائحة كورونا أو لأنّك دائماً تعمل عن بُعد، تذكّر أنّ هذه الفترة تعدّ تجربة تعليميّة رائعة لفهم نفسك بشكل أفضل: دوافعك ومحفّزاتك والتّحدّيات الّتي تدفعك إلى العمل بأعلى مستوى.