آداب التعامل على البريد الإلكتروني

آداب التعامل على البريد الإلكتروني

صار التواصل عبر البريد الإلكتروني أكثر سهولة ويسر بفضل الهواتف والأجهزة الذكية التي تمكن صاحبها من الدخول على الإنترنت، ولكن هل يتبع الجميع آداب التعامل على البريد الإلكتروني؟ يتم تزويد موظفي الشركات بآداب التعامل على البريد الإلكتروني ويعتبر لزاماً عليهم اتباعها في كل مراسلاتهم الرسمية؛ إلا أن الفتية والكبار غير المهنيين ليسوا على علم بهذه الآداب، وعليه، فهم يواصلون إرسال الرسائل بالبريد الإلكتروني وإعادة توجيهها دون اتباع آداب التعامل المناسبة.

 

وفيما يلي بعض[1] آداب التعامل على الإنترنت التي ينبغي اتباعها:

 

استخدم معرفاً مناسباً لبريدك الإلكتروني: معظم الفتية والكبار غير المهنيين اليوم لا يقومون بوضع معرفات مناسبة للبريد الإلكتروني، على سبيل المثال، funny_ali@، وغيرها من المعرفات غير الرسمية، إذا كان لديك مثل هذه المعرفات للبريد الإلكتروني، قم بحجبها وإنشاء معرف جديد بحيث يمكن استخدامه للأغراض المهنية.

 

قم بكتابة عنوان واضح لموضوع الرسالة: إن الحافز العام للجميع لفتح بريدهم الإلكتروني هو قراءة عنوان الرسالة، ينبغي أن يكون العنوان ذا معنى ويثير اهتمام المتلقي لفتح أو لتجاهل البريد الإلكتروني، لذلك كن محدداً وواضحاً بشأن عنوان رسالتك، على سبيل المثال، "تغير موعد الامتحان"، ولا ينبغي أن نقوم بوضع عنوان جذاب لمجرد أن نشجع الأشخاص على قراءة الرسالة الإلكترونية.

 

احترس من أن تكون كتابتك فكاهية وتحمل سخرية: لا ينال استخدام حس الفكاهة والسخرية استحسان الجميع، ففي بعض الأحيان تفهم بعض العبارات على أنها مضحكة إذا ما تم النطق بها ولكن يمكن أن تفهم بطريقة مختلفة تماماً إذا ما تمت كتابتها، إذا لم تكن واثقا أن من تكتب إليه سيفهم ما تقصده بوضوح ولن يسيء فهم كلماتك، فمن الأفضل ألا تستخدم كلمات أو جملاً غير واضحة أو تتضمن معاني غامضة.

 

اعرف جمهورك قبل أن تقوم بكتابة الرسائل الإلكترونية: إن الأشخاص في الدول المختلفة لديهم طرق مختلفة في التخاطب بناءً على الثقافة السائدة، على سبيل المثال: في الصين واليابان والدول العربية، يرغب الأشخاص في معرفة المرسل قبل القيام بأي عمل معه، وفي الهند، يفضل بعض الأشخاص مخاطبتهم بسيدي أو سيدتي أو السيد والسيدة، وفي دول مثل: ألمانيا وأمريكا، يفضلون أن تدخل في صلب الموضوع مباشرة.

 

قم بالرد على الرسائل الإلكترونية على الفور: من الممارسات الجيدة الرد على الرسائل الإلكترونية من الأشخاص الذين تعرفهم على الفور بعد أن تقوم بقراءتها.

 

قم بتنسيق محتوى البريد الإلكتروني الخاص بك: على سبيل المثال، يمكنك تعيين حجم الخط إلى 10 واسم الخط "Calibri".

 

اكتب رسائل إلكترونية قصيرة: وواضحة وبدون أي محتويات غير ضرورية.

 

لا تقم بإعادة توجيه الرسائل العشوائية.

 

قم بتنظيف الرسالة الإلكترونية قبل أن تقوم بالرد عليها أو إعادة توجيهها: إذا قمت بتلقي رسالة إلكترونية منسوخة لعدد كبير من الأشخاص وأنت تنوي الرد على المرسل وحده، فلا تقم إذن بالضغط على زر "الرد على الكل"، وقم بإزالة كل جهات الاتصال الأخرى المدرجة مع الرسالة الإلكترونية واحتفظ فقط بالمعلومات التي يجب على المتلقي معرفتها.


[1]http://www.businessinsider.in/7-Email-Etiquette-Rules-Every-Professional...

التعليقات
اترك تعليقا